Cómo mejorar la comunicación en la empresa

¿Qué es la comunicación de la empresa?

La comunicación, en todos los ámbitos de la vida, es muy importante para que todo fluya con normalidad y sin malos entendidos. Por ello, la comunicación en la empresa es igualmente importante y más en los tiempos que corren donde el teletrabajo está a la orden del día, incluso podemos decir que la comunicación forma parte de la estrategia para mejorar la gestión de personas.

Una característica importante de la comunicación, que la diferencia de la información, es que la comunicación requiere que haya feedback, es decir, es bidireccional e implica que tanto emisor como a receptor intervengan, mientras que la información es unidireccional; no hay interacción.

Además, debemos diferenciar entre la comunicación externa e interna de la empresa. La comunicación externa es aquella dirigida al cliente en todas sus formas, ya sea publicitaria o en el ámbito de atención al cliente. Por otra parte, la comunicación interna es aquella que se produce dentro de la empresa y entre todas las personas que trabajan en ella. En este artículo nos vamos a centrar en la comunicación interna de la empresa.

¿Por qué es importante mejorar la comunicación interna de la empresa?

La comunicación interna es toda la que tenga lugar dentro de la empresa y entre sus trabajadores. Así pues, este tipo de comunicación tiene varios objetivos y uno de ellos es el diálogo entre los trabajadores para guiar a la compañía hacia un objetivo común. De esta manera, todos los trabajadores sabrán la dirección y el rumbo que lleva la empresa, lo que se traducirá en un aumento de la motivación y, por ende, de la productividad; porque saber qué pasos debemos dar nos ayuda a centrarnos en ese objetivo con más ganas que si nos encontramos sin rumbo en un mar de dudas. Otro aspecto a tener en cuenta es que esta comunicación es un método para prevenir la fuga de talento porque evita conflictos entre trabajadores o detecta la falta de motivación del trabajador a tiempo. Además, reducimos el riego de que corran rumores de cualquier tipo que lo único que crean son inseguridad y desconfianza.

Por otra parte, con una buena comunicación interna fomentamos el sentimiento de pertenencia de los trabajadores hacia la empresa, lo que hará que se impliquen más en ella ya que sentirán que forman parte de un sistema vivo que evoluciona gracias a ellos y con ellos. Otro beneficio que obtenemos es la tranquilidad en cuanto al trabajo, es decir, una empresa que tiene una buena comunicación interna funciona mejor y, entre otras cosas, es más productiva, más rentable y más eficaz. Estos aspectos hacen que la sensación de estabilidad sea mayor, lo que da al trabajador seguridad y tranquilidad de cara al futuro porque sabe que cualquier cambio o problema le será comunicado a la mayor brevedad posible.

Además de que una buena comunicación interna también ayuda a resolver problemas de cualquier tipo más rápidamente, también contribuye a que el cliente esté más contento con la empresa. ¿Por qué repercute en el cliente una buena comunicación interna? El cliente nota que hay una buena comunicación interna y que todo va bien dentro de la empresa porque toda la información que le llega, es decir, toda la comunicación externa que recibe es coherente, sin incongruencias ni vacíos de información. Por lo tanto, también contribuye a la mejora de la comunicación externa y a la imagen de la empresa de cara al cliente.

En definitiva, lo que buscamos con una buena comunicación interna, además de lo dicho anteriormente, es que los trabajadores estén informados, que conozcan cada recoveco de la empresa, así como su filosofía y sus valores para que estén totalmente integrados en ella y lo den todo de sí mismos para cumplir los objetivos comunes que se marquen y que se cree un ambiente de trabajo perfecto para su desarrollo. Esto nos permitirá optimizar los procesos que se lleven a cabo dentro de la empresa y alcanzar los objetivos de los que hablábamos.

¿Cómo implementar una buena comunicación interna dentro de la empresa?

Existen varias maneras de mejorar la comunicación interna en una empresa dependiendo de cómo creamos que llegaremos mejor a nuestros trabajadores, de cómo les será más útil la información o de si se hace pensando en una nueva incorporación o para los trabajadores que ya están en plantilla. Veamos algunos ejemplos:

1. Las nuevas tecnologías: aprovechar las oportunidades que nos brinda la tecnología es una opción muy interesante. Hoy en día no es raro ver que las empresas están descentralizadas o que utilizan medidas como el teletrabajo o la flexibilidad laboral, por lo que deben mejorar la comunicación entre todos sus departamentos para evitar problemas. Por este motivo, los chats internos o la intranet pueden ser opciones para crear un perfecto flujo de información dentro de la empresa, incluso para obtener feedback sobre acciones o proyectos concretos y que cada trabajador pueda aportar su punto de vista.
2. Manual corporativo: este tipo de manuales son útiles tanto para los empleados que ya están incorporados como para los nuevos trabajadores de la empresa. En estos manuales se detalla todo lo que debe conocer el empleado, como, por ejemplo, el organigrama, las funciones que debe realizar, los procedimientos básicos, las normas que hay establecidas en la empresa, los objetivos comunes o los valores y la filosofía de la empresa. Con estos manuales contribuimos a que todo el mundo tenga a su disposición toda la información necesaria para su día a día y, en caso de nuevas incorporaciones, a su adaptación a la empresa.
3. Revistas internas o newsletter: este es un método rápido e inmediato con el que podemos dar a conocer tanto las últimas novedades de la empresa como información general que debamos transmitir. Este no es un método propiamente comunicativo, como hemos visto antes, no es lo mismo comunicar que informar; sin embargo, este método puede ayudarnos a fomentar la implicación de las personas en la empresa porque se les hace partícipes de toda la información relativa a la empresa.
4. Tablón de anuncios: es una forma tradicional de comunicación, pero no por ello menos eficaz. No es necesario utilizarlo para todas las comunicaciones, sino para las más urgentes o las que necesiten que los empleados colaboren o participen. También podemos utilizarlo para fomentar actividades fuera del trabajo como comidas o eventos deportivos voluntarios. Una ventaja del tablón de anuncios es que, si se combina con las comunicaciones a través de correo electrónico, evitaremos que se saturen los emails y acaben en la carpeta de spam.

Estas son solo algunas ideas para implementar una mejora en la comunicación interna, pero debemos tener en cuenta que cada empresa es diferente y que hay que encontrar la mejor opción para la nuestra. En este caso, la creatividad puede volar y encontrar una solución a medida de nuestro equipo porque lo importante es que todo el mundo esté al tanto de los últimos acontecimientos importantes de la empresa y que fluya la información.

¿Para qué sirve un punto de vista externo en relación con la comunicación interna?

Pese a que creamos que en nuestra empresa toda la información fluye con facilidad y de forma clara y transparente, siempre es bueno, por una parte, preguntar a nuestros trabajadores y, por otra, obtener un punto de vista externo de la situación. En cualquier ámbito de la empresa, un punto de vista externo nos ofrecerá una perspectiva objetiva y neutra.

Además de esto, nos mostrará una radiografía de cómo se está comunicando, donde se vean todas las líneas y métodos de comunicación, que nos dará la oportunidad de revisar las prácticas de comunicación para saber si funcionan correctamente, además de detectar posibles necesidades y problemas. Por otra parte, nos puede ofrecer una solución o mejora gracias a propuestas de procedimientos eficaces y que reduzcan costes. También pueden contactar con los directivos o los mandos intermedios para que renueven o mejoren su forma de comunicarse para que sea más rentable y eficiente.

La transparencia como meta de la comunicación interna

En la comunicación dentro de la empresa la transparencia debe ir por delante por una sencilla razón: la información es poder y debemos darles ese poder a todos nuestros trabajadores. ¿Por qué? Porque ellos son los que mueven nuestra empresa, la impulsan hacia adelante y hacen que evolucione.

Además, la estrategia de comunicación interna puede ir de la mano de la estrategia de gestión de personas para fomentar así el sentimiento de pertenencia y la motivación lo máximo posible gracias a que, dándoles acceso a toda esa información, se les hace saber que son importantes para la empresa, que son valiosos y que por ello deben conocer todo lo que pase en la empresa. Potenciando estos aspectos, también conseguiremos evitar la fuga de talentos y la rotación de personal porque valoraremos al empleado como se merece, no como una pieza más de una máquina, sino como parte de un sistema vivo y dinámico que evoluciona gracias a su trabajo.

Por otra parte, la transparencia, si ya era importante, hoy en día lo es más aún. Las empresas cada vez están menos centralizadas y tienen a más personas teletrabajando. Si no se fomenta una buena comunicación y no se crean mecanismos para transmitir y comunicar de forma clara, estos trabajadores pueden sentirse aislados de la empresa, perder ese sentimiento de pertenencia y con él, la motivación.

No debemos olvidar que somos personas y necesitamos comunicarnos para poder remar juntos en la misma dirección en pro de un bien u objetivo común; justo lo que sucede dentro de una empresa. Si trabajamos juntos sabiendo cuál es nuestra labor, los pasos a seguir, los procedimientos y normas que debemos cumplir y cuál es el objetivo final, además de estar informados de todas las novedades de la empresa, conseguiremos ser más productivos, eficientes y felices en nuestro puesto de trabajo.