Descripción de puestos de trabajo: cómo reorganizar la plantilla de cara un cambio organizacional

¿Qué es una descripción de puestos?

La descripción de puestos en la empresa es una forma de poner por escrito los puestos o cargos de los que está compuesta y todas sus características. Por lo tanto, es un documento en el que queda reflejado todo lo que tenga que ver con el puesto de una forma detallada. De esta manera, cada una de las personas que forma el equipo sabe exactamente cuáles son su trabajo, funciones y responsabilidades.

¿Para qué sirve la descripción de puestos?

La descripción de puestos sirve tanto para delimitar los campos de actuación de cada uno de los puestos como para definir sus competencias, responsabilidades y funciones. Asimismo, es útil para tener una fotografía de la organización de la empresa y favorecer una buena comunicación interna. Además, nos ayuda a detectar cualquier incoherencia en cuanto a las funciones o responsabilidades dentro de la empresa. Este documento se puede complementar con el organigrama.

Sin embargo, también nos resulta útil cuando nos acercamos a periodos en los que parte de la plantilla está de vacaciones, como puede ser verano o Navidad, cuando un cargo necesita coger una baja o cuando una persona se jubila.

¿Por qué es útil la descripción de puestos en estos casos?

Cuando llegan épocas como verano o Navidad, esta descripción de puestos nos ayuda a reorganizar las funciones que quedan pausadas cuando una persona no está. Las funciones que realiza esa persona se reparten entre otras que o bien dominen esa área o bien tengan menos carga de trabajo y, por lo tanto, puedan asumirlas.

Lo mismo ocurre cuando algún componente del equipo está de baja. Se acude a su descripción de puesto y se reparten las funciones o tareas entre las personas que se crea más conveniente. Y de cara a una jubilación, esa descripción de puesto nos sirve para saber qué hay que buscar, qué perfil debe tener el candidato ideal y para informar a ese candidato, en una posible entrevista de trabajo, de todos los detalles relativos a su nuevo empleo.

Además, otro beneficio de la descripción de puestos es que el empleado será consciente de sus funciones y responsabilidades, por lo que será capaz de autogestionar su trabajo, funcionar de forma autónoma y tomar las decisiones que sean necesarias.

Por lo tanto, como estamos viendo, no es un documento que deba pasar desapercibido dentro de la empresa. Para tener una buena descripción de puestos, además de la estructura, debemos tener en cuenta otros aspectos para que no se quede obsoleta.

Aspectos importantes en una descripción de puestos

A parte de la estructura, que la veremos en el siguiente apartado, hay ciertos detalles a tener en cuenta para que la descripción de puestos sea útil y esté actualizada.

En primer lugar, y como es previsible, este documento debe revisarse cada cierto tiempo. Una buena forma de que no se quede obsoleto ni se nos olvide revisarlo es crear un recordatorio trimestral en algún calendario corporativo que nos envíe un aviso.

Además, debemos utilizar una terminología clara, no la terminología interna ni una forma rebuscada de explicarnos. Este documento debe ser directo, sencillo y conciso. También debe ser realista, no podemos pretender que una persona haga el trabajo de todo un departamento ni un departamento entero, el trabajo de una sola persona. Para esto es importante hacer un análisis previo de la estructura interna; así, detectaremos este tipo de errores y, al mismo tiempo, comprobaremos si existe duplicidad de funciones.

Por último, para hacer esta descripción de puestos y hacer un correcto análisis interno, debemos contar con todo el equipo y preguntarles cuando estemos describiendo su puesto. De esta forma será como obtendremos una visión realista y actual de nuestra empresa.

Estructura de una descripción de puestos

Existen tantas formas de estructurar este documento como empresas. A lo mejor, una empresa necesita un apartado más, por sus características propias, y otra necesita un apartado menos. Cada empresa debe adaptar el documento a su estructura y a sus necesidades. Por ello, vamos a ver una estructura neutral que luego deberá ser modificada en función de las necesidades que tengamos.

1. Nombre del puesto lo más específico posible.
2. Descripción del puesto formada por:
   • Funciones: en este punto debemos ser lo más directos y claros posible para evitar confusiones o ambigüedades que hagan que dos puestos se solapen.
   • Lugar de trabajo: este apartado debe dejar clara la posibilidad de teletrabajo o si la persona en cuestión debe o no viajar con frecuencia, además del lugar en el que va a trabajar en las instalaciones de la empresa.
   • Jornada laboral: dentro de la jornada laboral debemos incluir los horarios, los turnos y, también, las vacaciones que correspondan (por ejemplo, empresas que en verano tengan su época de mayor volumen de trabajo y no se puedan coger vacaciones en ese momento) o con cuánto tiempo de antelación deben avisar para cogerlas.
3. Ubicación del puesto dentro de la empresa: sería conveniente acompañarlo del organigrama y, después, incluir estos apartados:
   • Departamento, supervisor y supervisados, en caso de que existan.
   • Nivel salarial, salario y otros beneficios: se debe incluir una justificación del nivel salarial al que pertenece e, incluso, podríamos hacer una pequeña descripción de cómo ascender de nivel salarial si lo consideramos oportuno. Además, aquí incluiremos si hay alguna variable o si, por poner un ejemplo, puede disfrutar de teletrabajo en un nivel salarial u otro.
4. Competencias y habilidade que requiere el puesto.
   • Formación necesaria.
   • Experiencia profesional previa.

Por lo tanto, una descripción de puestos puede ser más útil de lo que puede parecer a primera vista porque evita problemas en cuanto a la duplicidad de funciones, que no se sepa exactamente a qué superior acudir dependiendo del asunto del que se trate o, cuando un puesto se quede vacante porque una persona se marcha, sabremos qué necesitamos para cubrir ese puesto. Así pues, es un documento muy importante para nuestra empresa y para la organización de la plantilla.