El proceso de onboarding: qué es y para qué sirve

La sensación al entrar a un nuevo puesto de trabajo en una empresa es algo parecido al primer día de colegio. Los nervios por la novedad, la ilusión por un nuevo trabajo y por, seguramente, una nueva oportunidad de crecimiento y mejora profesional. Todo eso hace que la persona que se incorpora esté expectante ante el primer día. Por eso, desde el otro lado, debemos planificar bien la entrada de esta persona a nuestra empresa, lo que se conoce como onboarding.

El onboarding no es solo saludar el primer día y presentarse, tiene que entenderse como un acompañamiento a medio-largo plazo para asegurarnos de que la persona que llega se siente a gusto. Además, el onboarding también es una herramienta de fidelización y atracción de talento, como veremos más adelante.

Pasos a seguir a la hora de planificar el proceso de onboarding

Es obvio que hay tantas formas de planificar el onboarding como empresas. Cada una considerará más apropiado hacerlo de una forma o de otra, pero lo importante es que haya una planificación a seguir para que sea igual para todos y no caigamos en la improvisación. Por ello, una opción para planificar el onboarding sería:

En primer lugar, preparar a la persona que se va a incorporar. Es decir, ponernos en contacto antes del primer día. Por ejemplo, una buena opción sería mandarle un correo dándole la bienvenida, un pequeño resumen sobre sus funciones y tareas, incluso añadir el organigrama para que vea dónde se ubica su puesto dentro de la visión global de la empresa. No hace falta que entremos en muchos detalles, la idea es darle un poco de información para que vaya entrando en materia.

En segundo lugar, preparar lo que esa persona necesitará para su trabajo. Por eso, sería recomendable crear las claves o usuarios que va a necesitar en su día a día con antelación. Al mismo tiempo que le damos esta información, sería bueno dedicar un tiempo a explicarle el funcionamiento de la empresa y su puesto con algo más de profundidad.

Un punto extra sería designar a alguien de referencia para que pueda resolver las dudas que puedan ir surgiendo. Por supuesto, dentro de esta planificación, tenemos que comunicar al resto del equipo cuándo y quién se va a incorporar.

Una vez pasado ese primer día, empieza la fase de seguimiento. No se trata de controlar al nuevo empleado, sino preocuparnos por saber si ha entendido el puesto, si le han surgido dudas, si se siente a gusto, si tiene algún problema o cualquier otro aspecto.

Para ver esto con más detalle, aquí tienes nuestra guía de onboarding.

Claves para conseguir un buen proceso de onboarding

Algunas claves o consejos para que el proceso de onboarding tenga éxito son:

• Ser claros en cuanto a las funciones y responsabilidades del puesto, sin ser ambiguos. Así, evitaremos posibles malos entendidos.
• Transmitir la cultura y valores de la empresa. Para este paso, podríamos apoyarnos en alguna persona que lleve cierto tiempo en la empresa y que sea de confianza. Además, con esto empieza el proceso de formación.
• Enseñarle la conexión entre departamentos y compañeros y compartir el organigrama de la empresa para que se sienta parte de la empresa desde el primer momento.
• Además, revisar cómo evoluciona este proceso e interesarnos por cómo se siente la persona es muy importante para transmitirle que nos importa y que contamos con ella.

A parte de estos consejos, debemos tener muy presente que un proceso de onboarding no es solo dar la bienvenida y supervisar que una persona nueva se integra bien en la empresa. También forma parte de la estrategia de atracción y retención del talento, es nuestra oportunidad para que los empleados vean que nuestra empresa es uno de los mejores sitios en los que pueden trabajar y que nos preocupamos por su bienestar.

Beneficios del onboarding

Los beneficios que nos aporta el onboarding son varios, aunque no los podamos ver a primera vista. Con una buena planificación del onboarding, contribuimos a nuestra estrategia de employer branding, fidelizamos a la persona que se incorpora. Gracias a la fidelización, disminuye la rotación de personal, mejora el ambiente laboral y nos ayuda a una mejor absorción de la cultura de empresa. Además, hace que disminuyan las dudas, los malos entendidos y otros sentimientos como la frustración o el estrés.

De hecho, también es una herramienta de atracción del talento porque, gracias a las redes sociales, las personas que se incorporan a una empresa en la que se han preocupado de preparar esta bienvenida lo publican y corre la voz. Corre la voz de que esta empresa se preocupa desde el minuto uno por su equipo y por su bienestar.

La clave está en dar una buena bienvenida para empezar con buen pie, pero no debe quedarse ahí. Debe continuar. El onboarding no puede empezar y acabar el primer día. Si empezamos bien y continuamos mejor, nuestro equipo verá nuestra empresa como su mejor opción de desarrollo personal y profesional y cuidará de ella.

Por lo tanto, el onboarding debe formar parte de nuestra estrategia de recursos humanos. Es una herramienta clave para la estrategia de employer branding y para la fidelización de nuestro equipo y nos ayuda a mejorar nuestra empresa en aspectos que son complicados de manejar. Sin embargo, la característica más importante es poner el foco de atención en la gestión de personas para poder crear un equipo que esté motivado en su trabajo y comprometido con la empresa.

Plan de actuación de onboarding

El plan de actuación de onboarding empieza junto al proceso de selección. En ese momento, sabemos que vamos a incorporar a una persona nueva y, por lo tanto, debemos estar preparados para acompañarla en esa integración. Las fases de las que vamos a hablar son: la planificación del onboarding, el día de antes, el día de la incorporación, los primeros días o semanas, fin de la introducción y la evaluación y seguimiento. Veamos los pasos que hay que seguir en cada fase:

Planificación del onboarding

• Debemos decidir la persona o tutor/a que acompañará a la persona que se incorpora.
• Preparar el lugar de trabajo.
• Preparar el material o herramientas necesarias (ordenador, claves, cuenta de correo, acceso al recinto, etc.).
• Planificar los tiempos del onboarding y de la formación interna, además de quiénes serán las personas implicadas.

Día de antes

• Presentación al resto de la empresa, a través de un correo, de la persona que se incorpora: nombre, puesto, funciones y nivel de responsabilidad.
• Llamar a la persona que se incorpora para asegurarnos de que sabe dónde ir y a qué hora llegar o si necesita alguna aclaración extra, como, por ejemplo, por quién debe preguntar.
• Comprobar que está todo preparado (lugar de trabajo y herramientas).

Día de la incorporación

• Recibimiento por parte de gerencia o de la persona encargada de ser su tutor/a.
• Tener una reunión para presentar:
  • La historia y la actividad de la empresa y transmitir la cultura y valores de la organización.
  • Organigrama de la empresa.
  • Documento donde se detalle el nombre, puesto y funciones de todo el equipo al cual pueda acceder y que consultar en cualquier momento.
  • Explicarle cómo va a ser su integración a la empresa, los tiempos y las medidas que se han tomado.
• Hacer un tour por la oficina y puesto de trabajo para explicarle los horarios y los hábitos de la empresa (hora para comer o café, por ejemplo).
• Ir a comer con su departamento o con el resto de responsables.

Primeros días o semanas

Independientemente de si su integración se ha organizado a lo largo de unos días o de unas semanas, recomendamos:

• Que la persona incorporada conozca cada departamento y puesto de trabajo para tener un conocimiento pleno de la empresa. Esto potenciará la comunicación además del trabajo en equipo, sobre todo, con aquellas personas o departamentos con los que va a tener más contacto.
• Tener en cuenta los plazos y el plan de formación interna, es decir, qué personas de la organización se encargarán de la formación de la persona incorporada en herramientas del día a día y comunicárselo para que puedan organizarse el trabajo.

Fin de la introducción

Cuando la persona conozca la actividad, estructura y vida de la organización, haya recibido la formación necesaria y sea una persona autónoma y autogestionada en su puesto de trabajo, se dará por finalizada la integración de la persona en la empresa.

Evaluación y seguimiento

Llegado este momento, es hora de analizar y evaluar el proceso de onboarding desde el punto de vista de la persona incorporada, pero también haciendo una autoevaluación desde el punto de vista de la empresa (equipos, gerente o tutor/a) para mejorar en futuras incorporaciones o carencias formativas.

Con estos pequeños consejos nos aseguraremos de empezar con buen pie la relación con un nuevo miembro del equipo y será el primer paso del proceso de fidelización del talento. Además, no debemos olvidar que una persona que trabaja a gusto en su empresa y se siente valorado es más productiva, eficiente, está más motivada y tendrá una opinión de nuestra organización positiva que potenciará nuestra marca empleadora o employer branding.