La descripción de puestos de trabajo: qué es y cómo se hace

¿Qué es una descripción de puestos de trabajo?

Una descripción de puestos de trabajo es, como su propio nombre indica, un documento en el que constan los detalles de un puesto de trabajo. Los detalles que aparezcan ahí deben ser suficientes como para que cualquier persona entienda el puesto del que se habla de la forma más pormenorizada posible.

Tener una buena descripción de puestos de trabajo implica hacerlo desde los puestos más alto a los más bajos. De esta forma, se entenderá mucho mejor cuál es la estructura global de la empresa.

¿Para qué sirve una descripción de puestos de trabajo?

La descripción de puestos de trabajo tiene varias utilidades: en primer lugar, sirve para ver si existe duplicidad de funciones. Cuando empezamos a ver las diferentes posiciones que tenemos en la empresa y a describirlas, podemos descubrir que en un puesto se está haciendo lo mismo que en otro o que alguna persona tiene sobrecarga de funciones.

En segundo lugar, nos ayuda a saber si tenemos alguna necesidad de incorporación. Si vemos que nuestro equipo tiene demasiadas funciones asignadas, podemos plantearnos crear un puesto nuevo para liberarlos un poco.

En tercer lugar, la descripción de puestos de trabajo sirve para empezar a crear una oferta de empleo. Cuando buscamos incorporar a una persona nueva, debemos ser claros en la descripción de la oferta de empleo porque es la primera imagen que tendrá esa persona de nuestra empresa.

Además, gracias a la descripción de puestos de trabajo, nuestro equipo sabrá siempre cuáles son sus tareas, cómo se relaciona su puesto con el de los demás, los requisitos del resto de posiciones (si se busca un ascenso es muy útil conocer los detalles del puesto al que se aspira) e, incluso, tener claro el nivel salarial en el que se encuentran.

Por último, tener una descripción de puestos de trabajo actualizada nos permite actuar más rápido y mejor ante situaciones inesperadas. Seremos más rápidos a la hora de reorganizar la plantilla o de contratar a un nuevo miembro en situaciones como una baja de algún miembro del equipo, una jubilación o ante el periodo de vacaciones de verano o Navidad.

¿Cómo se crea una descripción de puestos de trabajo?

No todas las descripciones de puestos de trabajo son iguales, varían de una empresa a otra porque cada una tiene unas características diferentes a las demás. Por eso, vamos a intentar dar unas pautas generales para entender cuál podría ser la estructura a seguir.

1. Nombre del puesto lo más específico posible.
2. Descripción del puesto formada por:
   • Funciones: en este punto debemos ser lo más directos y claros posible para evitar confusiones o ambigüedades que hagan que dos puestos se solapen.
   • Lugar de trabajo: este apartado debe dejar clara la posibilidad de teletrabajo o si la persona en cuestión debe o no viajar con frecuencia, además del lugar en el que va a trabajar en las instalaciones de la empresa.
   • Jornada laboral: dentro de la jornada laboral debemos incluir los horarios, los turnos y, también, las vacaciones que correspondan (por ejemplo, empresas que en verano tengan su época de mayor volumen de trabajo y no se puedan coger vacaciones en ese momento) o con cuánto tiempo de antelación deben avisar para cogerlas.
3. Ubicación del puesto dentro de la empresa: sería conveniente acompañarlo del organigrama y, después, incluir estos apartados:
   • Departamento, supervisor y supervisados, en caso de que existan.
   • Nivel salarial, salario y otros beneficios: se debe incluir una justificación del nivel salarial al que pertenece e, incluso, podríamos hacer una pequeña descripción de cómo ascender de nivel salarial si lo consideramos oportuno. Además, aquí incluiremos si hay alguna variable o si, por poner un ejemplo, puede disfrutar de teletrabajo en un nivel salarial u otro.
4. Competencias y habilidades que requiere el puesto.
   • Formación necesaria.
   • Experiencia profesional previa.

Esta estructura, como hemos dicho, varía en función de la empresa de la que estemos hablando y se puede reducir o ampliar según las necesidades que tengamos. Lo importante es detallar los puestos y hacerlo de forma lo más clara posible. Importante: la forma en la que lo redactemos hablará de nuestra cultura de empresa.

Así pues, una buena descripción de puestos nos ayudará a evitar funciones duplicadas, a saber a quién debemos preguntar según la duda que tengamos o qué necesitamos buscar si queremos incorporar a un nuevo miembro.