La importancia del organigrama de una empresa
Índice
¿Qué es el organigrama de una empresa?
El organigrama de una empresa es un instrumento de organización que refleja su estructura interna de forma gráfica. Además de ser un mecanismo de organización en el que podemos ver los cargos y funciones dentro de la empresa, también es un método de coordinación. El tamaño de la empresa no importa, ya que lo que busca un organigrama es ser claro y práctico independientemente de las relaciones laborales existentes y el volumen de empleados. Con él, se definen las bases sobre las que se construye la empresa.
¿Por qué es necesario un organigrama en la empresa?
La pregunta del millón: ¿por qué necesitamos un organigrama? Toda empresa necesita un organigrama porque, como hemos mencionado arriba, es un instrumento básico de organización y coordinación que toda empresa debe tener. Vamos a ver algunas de sus características.
Refleja la estructura interna de la empresa
Gracias a que representa de forma visual y clara las estructuras organizacionales, podemos identificar elementos clave como las cadenas de mando, el modo en el que se agrupan los empleados, los departamentos o áreas existentes, sus funciones y las relaciones jerárquicas. Justo por esta organización de la información, el organigrama puede ser útil no solo para el conjunto de la empresa, sino también para el cliente, pues es una forma de saber a qué departamento o persona en concreto acudir cuando necesita algo.
Coordinación y división de tareas entre los departamentos
Además, con esto mejoramos la coordinación entre las diversas áreas con las que cuenta la empresa, pues cuando debamos tratar un asunto, tendremos un instrumento que nos ayudará a repartir las tareas y dividir el trabajo según las funciones de cada una de las partes implicadas y las necesidades del proyecto.
Comunicación interna, cadena de mando y análisis de estructuras
Por otra parte, sirve para mejorar la comunicación interna ya que, de esta forma, un empleado no tendrá que pasar por filtros de aprobación innecesarios en el momento de realizar alguna de sus tareas, sino que sabrá exactamente quién es la persona que debe darle el visto bueno.
Al mismo tiempo, se definen los líderes de equipo y la cadena de mando, de manera que también se especifican y establecen las relaciones entre los departamentos.
Una vez se hecho esto, podemos analizar todas las estructuras fácilmente y conocer quiénes son las personas que trabajan por su nombre, lo que nos permite tener un trato más humano y cercano con los trabajadores.
Transparencia sobre la carrera profesional
Si contamos con un organigrama bien diseñado, los empleados podrán saber cómo puede desarrollarse su carrera profesional, de modo que sabrán cuáles son los requisitos para ascender, obtener méritos o acceder a planes de formación. Esto puede ser un elemento que aporte una motivación extra al trabajador: cuando nos dicen qué pasos debemos seguir para mejorar y avanzar, nos marcamos un objetivo y vamos a por él porque tenemos claro cuál es el camino.
Marcar el rumbo para conseguir objetivos y evolución de la empresa
Tal y como acabamos de señalar, tener claro el camino a seguir nos aporta un extra de motivación. Un paso importante para definir este camino es la organización y eso es justo lo que nos da un organigrama. Una buena organización nos ayuda a conseguir cualquier objetivo que nos marquemos, por lo tanto, es un punto más dentro de la estrategia de negocio que tengamos. Además, tener un camino marcado fomenta la unión entre los trabajadores porque tienen un objetivo común. En cuanto a la estrategia de negocio, debemos considerar el organigrama como una parte más de esta estrategia porque podemos utilizarlo como un indicador de crecimiento. Al fin y al cabo, una empresa es un sistema vivo que cambia a lo largo del tiempo y podemos comparar la estructura de la empresa cada cierto tiempo para apreciar mejor su crecimiento. Por ello, el organigrama puede ser rediseñado en cualquier momento añadiendo equipos, personas o departamentos y no entiende de tamaños, por lo que puede servir tanto para pequeñas, medianas o grandes empresas.
El organigrama no es algo rígido y permanente, sino que evoluciona junto con la empresa dependiendo del contexto.
¿Cómo hacer un organigrama para la empresa?
Antes de ponernos manos a la obra con el organigrama, debemos tener en cuenta algunos aspectos:
La cadena de mando
Debemos definir el tipo de jerarquía, el objetivo de esa jerarquía y las obligaciones que conlleva; además de los niveles de mando. Este es un paso importante de cara al futuro para evitar que un empleado que tiene varios mandos superiores reciba directrices de diferentes personas y, al final, no sepa exactamente a quién escuchar porque la cadena de mando no queda clara.
Segmentar los departamentos
Esta parte se puede llevar a cabo con un análisis de puestos previo que nos permita saber qué cargos existen, las secciones en las que se divide la empresa y quiénes forman parte de cada una de ellas junto con las relaciones jerárquicas anteriores. Este sería un buen punto en el que decidir la autonomía de cada trabajador a la hora de la toma de decisiones para que así quede reflejado.
Asignación de tareas
Una vez hayamos diferenciado los departamentos, equipos o áreas, toca definir las tareas y responsabilidades para poder asignárselas a cada departamento. Este punto debe quedar claro para evitar confusiones futuras en cuanto a las funciones de cada uno y fomentar así una buena coordinación entre todo el equipo.
Amplitud de mando de cada puesto
Este paso está muy relacionado con el anterior y podría hacerse al mismo tiempo. Una vez se asignan las tareas y responsabilidades, debemos definir hasta dónde llega el mando de un departamento o de una persona, es decir, sobre qué o quién tiene autoridad, si tiene o no empleados a su cargo y quiénes son exactamente. Definir los límites de cada puesto o departamento ayudará a darles cierta autonomía, pues nadie intervendrá en ciertos aspectos si tiene claro desde un principio dónde están los límites de su área y los de las demás.
Visión global clara de la empresa
El organigrama debe ofrecer una visión clara de toda la empresa de modo que los trabajadores tengan claros ciertos aspectos como la estructura completa de la empresa, las opciones de movilidad interna y las vías de promoción existentes.
«Comienza por el comienzo»
En esta ocasión sí deberíamos, en otras palabras, empezar la casa por el tejado. Una de las mejores formas de empezar un organigrama es por los cargos más altos e ir bajando y darle forma poco a poco. De esta manera, no nos olvidaremos de indicar las relaciones existentes ni las personas que están a cargo de otras o aquellas con autonomía para decidir sobre ciertos aspectos.
Una toma de decisiones clara
Este es el punto en el que sabremos si has planteado el organigrama correctamente. Se debe comprobar que el organigrama es útil y claro a la hora de tomar decisiones, que no quedan vacíos de poder y que todo el mundo sabe a quién acudir, en el caso de depender de un superior, o si, por el contrario, tienen autonomía y poder de decisión sobre el tema que tienen entre manos. Por lo tanto, este es el paso clave para confirmar que hemos hecho un buen trabajo previo. Y ahora, ¡a plasmarlo!
Diseño ilustrativo, intuitivo y atractivo
Debemos elegir un diseño para nuestro organigrama a juego con nuestra empresa, es decir, que se acople a nuestras necesidades y que plasme de la mejor forma posible la estructura interna. Para ello, podemos fijarnos en diferentes modelos de organigrama, pero lo más importante es que sea claro, conciso y atractivo para que todo el mundo pueda entenderlo con facilidad.
Tipos de organigrama
Según la naturaleza del organigrama
Esta es una característica de los organigramas que se refiere al número de organizaciones que involucra, independientemente de su representación gráfica. Así pues, encontramos los organigramas:
- Microadministrativo: describen a una sola empresa.
- Macroadministrativo: representan a más de una empresa.
- Mesoadministrativo: muestran a una o más empresas de un mismo sector y suele utilizarse en el sector público.
Según la finalidad del organigrama
Por otro lado, tenemos el objetivo con el que se crea un organigrama, para qué queremos hacerlo. En este caso, contamos con estos tipos:
- Informativo: este organigrama tendrá el objetivo de estar a disposición de todo el mundo. Por ese motivo, deben aparecer todas las partes de la empresa, las relaciones existentes entre ellas e indicar los niveles establecidos, si los hubiera.
- Analítico: como su propio nombre indica, la finalidad es el análisis del comportamiento de la empresa y nos permite tener una visión global de esta. En este caso, está dirigido a un grupo de personas concreto, como, por ejemplo, los especialistas de cierta área o departamento.
- Formal: este tipo es muy sencillo, su objetivo es ser un documento oficial de la empresa por lo que deberá ser aprobado por toda la empresa por escrito.
- Informal: el organigrama informal es el que tenemos en la fase previa a la aprobación del organigrama formal; digamos, un borrador.
Según el ámbito de la empresa que queramos reflejar en el organigrama
¿Qué parte de la empresa queremos que se vea reflejada en el organigrama? Esta es la pregunta a la que responden las siguientes características de un organigrama.
- General: tendremos un organigrama general cuando represente grosso modo la empresa. De hecho, no se detendrá en pequeños puestos, sino que representará los departamentos u oficinas como último nivel. Tampoco veremos los puestos o cargos que hay dentro de cada departamento ni las personas que lo componen.
- Específico: cuando queremos obtener un organigrama específico, cogemos una parte del organigrama general y la desarrollamos. Por lo tanto, es una ampliación del general en la que ya incluimos más detalles acerca de los departamentos u oficinas.
Según el contenido del organigrama
En este caso, diferenciamos los organigramas por la información que nos ofrecen. Así pues, encontramos los organigramas:
- Integral: podríamos decir que es un equivalente del organigrama general, sin embargo, en este tipo sí que se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones que mantienen entre ellas.
- Funcional: tal y como podemos intuir de su nombre, el organigrama funcional refleja todas las partes de la empresa y sus interrelaciones, además de las funciones o roles que tienen asignados. Este tipo de representación es muy útil para mostrar la organización general y el funcionamiento de la empresa.
- De puestos y plazas: la información que encontraremos en este organigrama es la que tiene que ver con los puestos existentes, el número de plazas existentes y las necesarias para cada equipo o área, además de que se incluyen los nombres de las personas que trabajan en cada bloque. De esta manera podemos ver si tenemos las plazas necesarias cubiertas o si tenemos más o menos de las que precisamos.
Según la disposición visual del organigrama
En esta categoría, encontraremos los organigramas clasificados por cómo los vemos sobre el papel; por lo tanto, contamos con:
- Vertical: este organigrama tiene forma de pirámide en la que los cargos más altos ocupan la parte alta y los más bajos, la parte inferior porque son los que tienen menos autonomía en la toma de decisiones.
- Horizontal: es igual al anterior, solo que la cadena de mando aparece representada en horizontal en lugar de vertical, de tal modo que el titular queda a derecha o izquierda y hacia el lado contrario en el que se encuentra, descendemos en la escala.
- En bloque: este es una forma de organigrama vertical que aglutina muchos más subniveles. Condensa la información en bloques, de ahí su nombre, y permite que aparezcan los niveles jerárquicos más bajos.
- Circulares: en los organigramas circulares contamos con una estructura de círculos concéntricos para dividir el nivel de mando dentro de la organización. En el centro aparece el titular o gerente y, a medida que nos alejamos del centro, vamos encontrando los mandos intermedios con sus áreas de control. Además, las líneas que unen los departamentos o áreas indican las relaciones jerárquicas entre ellos.
Según la organización de la empresa
- Jerárquico: este organigrama suele ser vertical y empieza desde el titular de la empresa hacia abajo. Muestra la jerarquía, es decir, quién tiene el control de la empresa poniendo en el puesto más alto al titular y va bajando según la cadena de mando. Es el que podríamos definir como tradicional.
- Matricial: este tipo de organigrama es muy interesante. Mezcla dos tipos de organigrama: el vertical y el funcional. De esta manera, podemos ver la cadena de mando de arriba abajo y en horizontal se plantea otra estructura: la organización por proyecto. De esta manera, en el organigrama vertical creamos otra columna en la que aparece un nuevo cargo: el coordinador de proyectos. A su vez, este coordinador tiene varios jefes de proyecto que forman un equipo con personas de otros departamentos. Estas personas deberán interactuar tanto con este jefe de proyecto como con su jefe de departamento.
En este apartado podríamos añadir el organigrama plano, pero vamos a hablar de él con algo más de detalle.
Otro punto de vista: el organigrama plano
Como acabamos de ver, existen diferentes formas de crear el organigrama de nuestra empresa; de hecho, deberemos mezclar algunos de ellos para conseguir que nuestro organigrama sea útil y fácil de entender. Por ejemplo, podemos elegir el organigrama circular, pero debemos tener en cuenta si queremos que sea de ámbito general o específico o si su finalidad es informativa o analítica, entre otras características. Una vez tengamos claro todos estos aspectos (naturaleza, finalidad, ámbito y contenido) podemos pasar a su forma. De las formas que hemos visto, nosotros proponemos esta: el organigrama plano.
Este tipo de organigrama destaca porque no existen cargos intermedios, sino que simplemente parte de la gerencia hacia los equipos que forman la empresa, por lo que solo encontramos dos roles: directivos y empleados. De esta manera, se fomenta la autogestión y la autonomía de todos los trabajadores al no tener que pasar por varias cadenas de mando o superiores para tomar una decisión; ellos tienen la responsabilidad final y nadie está por encima de nadie, lo que fomenta un buen ambiente laboral.
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